Hoe bevorder je permanente prestaties op kantoor?

Stem de noden van uw organisatie en uw medewerkers op elkaar af

Enkele gevolgen van de steeds toenemende digitalisering zijn een (te) hoge werkdruk en een gebrek aan lichaamsbeweging. Naast deze negatieve gevolgen heeft de digitalisering echter ook positieve effecten. Zo blijkt digitalisering noodzakelijk voor de kostenbeheersing binnen organisaties. Er lijkt op die manier een spanning te ontstaan tussen de wensen van organisaties en die van de medewerkers. Hoe kunnen de belangen van zowel de medewerkers als de organisatie op elkaar worden afgestemd?

Digitalisering van werk

We werken met digitale systemen die steeds slimmer worden en taken overnemen die we voorheen zelf deden. Een belangrijke reden voor digitalisering is kostenbeheersing. In de particuliere sector moet onder druk van de aandeelhouders het rendement omhoog. In de publieke sector is kostenbeheersing noodzakelijk omdat de vergrijzing meer uitgaven en minder inkomsten met zich meebrengt. De vooruitzichten zijn in dit geval niet gunstig: een gematigde economische situatie en een toenemende vergrijzing. Koppel dit aan geringe investeringen in innovatie het afgelopen decennium en we kunnen een nieuwe golf besparingen verwachten.

Voor medewerkers betekent de digitalisering van het werk ook dat ze meer moeten presteren. Het gevolg zien we al in de praktijk: gebrek aan lichaamsbeweging, hoge werkdruk en meer uren achter de computer. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is een oplossing om zowel de kostenbeheersing voor de organisatie te bevorderen als de prestatie van iedere medewerker te verhogen. Een groot deel van de reistijd wordt namelijk omgezet in werktijd, wat leidt tot meer werkuren per week.

Het is zeer waarschijnlijk dat de druk om meer te presteren in de toekomst nog verder zal toenemen. Is een werk-privébalans mogelijk als de druk van het werk nog toeneemt? En hoe kunnen we deze vormgeven? Hoe valt deze te combineren met de noodzaak van veel medewerkers om tegelijkertijd voor kind en ouders te moeten zorgen als gevolg van de toenemende vergrijzing?

Een nieuwe manier van werken is nodig!
Deze nieuwe manier moet meer creativiteit, een hogere productiviteit en voldoende vrije tijd opleveren. Op deze wijze kunnen de noden van organisaties én medewerkers op elkaar afgestemd worden.

Inspelen op de belangen van het management

Gezondheid is voor het management van organisaties van belang in de mate dat deze aantoonbaar meer bijdraagt aan de balans van inkomsten en uitgaven binnen de organisatie dan alternatieve investeringen (zoals robotisering). Zo stelt het management jaarlijks gebudgetteerde hoeveelheden geld beschikbaar voor klachtenbehandeling (die jaarlijks afneemt). Voor grotere initiatieven is er echter meer financiële onderbouwing nodig.

Indien bekend is wat het management belangrijk vindt, rijst de vraag: hoe kunnen we de prestatie van medewerkers verder verhogen op een manier dat ze toch nog voldoende vrije tijd overhouden om hun ambities op privévlak waar te maken? De randvoorwaarde is wel dat de medewerkers dit permanent tot aan hun pensioen kunnen volhouden.

Als het om presteren gaat, dan leent de topsport zich voor inzichten. Om te schitteren op de Olympische Spelen zal een atleet zich over meerdere jaren moeten verbeteren. Elke dag een stapje beter. Blessures doorkruisen het proces van continue verbetering. De mate van herstel bepaalt hoeveel trainingsbelasting tot verbetering leidt. Herstel is daarmee de voornaamste factor voor het verbeteren van de prestaties bij topsporters. Herstel is ook een oplossing om medewerkers permanent meer te laten presteren.

Herstelmomenten bij kenniswerkers

Het is duidelijk wat herstel voor een topsporter inhoudt: namelijk inactief zijn na een zware training. Voor een kenniswerker die voornamelijk zittend werk verricht dat concentratie vereist, is dit complexer. Bij een topsporter is het zitten of liggen de variatie tijdens het herstel na de zware trainingsarbeid. Zo heeft een kenniswerker ook variatie nodig: van zitten naar bewegen of staan, van focussen op het project, naar focussen op iets anders. Wanneer iemand een herstelmoment naar voorkeur kan invullen, is het effect (het verhogen van de focus) maximaal en wordt de werkprestatie tevens aantoonbaar verhoogd. Bovendien leidt juist de combinatie van fysieke beweging en mentale activiteit tot een permanent resultaat doordat de nadelige gevolgen voor de gezondheid op de lange termijn geminimaliseerd worden. Drie minuten bewegen na ieder uur is voldoende om de gewenste effecten inzake prestaties en gezondheid te bereiken.

Twee studies illustreren in het bijzonder voor managers de relevantie van herstelmomenten tijdens het werk voor het verhogen van de werkprestatie. In een reeks experimenten onderzochten Oppezzo en Schwartz van de Stanford University de creativiteit van de proefpersonen. Zij lieten de proefpersonen zitten, wandelen of afwisselend zitten en wandelen. Het aantal nieuwe ideeën dat de proefpersonen aansluitend bedachten, verschilde per activiteitenregime (Figuur 1). Wanneer de proefpersonen bleven zitten was de creativiteit het laagst, wanneer ze continu wandelden of afwisselend wandelden en zaten was de creativiteit het hoogst. Elk uur drie minuten wandelen verhoogt de creativiteit.

In een opzienbarende studie onderzochten Danziger en zijn collega’s welke factoren van belang zijn bij de beslissingen van rechters inzake de vroegtijdige vrijlating van gevangenen. De zwaarte van het delict, het soort delict, de advocaat en de gevangenis hadden allemaal een invloed. Er was echter één factor die invloed had en niet beïnvloed werd door de andere factoren: de vermoeidheid. Aan het begin van de dag lieten de rechters 65% van de gevangenen vrij, na ruim twee uur was dat 0%. Na een herstelmoment was het weer 65% en daarna daalde het percentage snel. Een tweede herstelmoment zorgde weer voor 65% vroegtijdige vrijlatingen, gevolgd door een snelle afname. De verklaring was dat de rechters door hun vermoeidheid geen weloverwogen beslissing meer konden nemen. Zij kozen, onbewust, om de mogelijke gevolgen niet te overwegen en om de situatie te laten zoals die was: géén vroegtijdige vrijlating. Herstelmomenten zijn dus cruciaal als er beslissingen met grote gevolgen moeten worden genomen.

Permanente prestaties met hulpmiddelen en technieken

Naast het herstel levert de topsport nog een ander inzicht om de prestaties te verbeteren: het gebruik van prestatieverhogende hulpmiddelen en technieken. Om beter te presteren gebruikt een topsporter de beste materialen en technieken. Uit onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat medewerkers sneller werken met een laptop als zij een laptopstandaard, een externe muis en een extern toetsenbord gebruiken (IJmker, 2016). Daarnaast zorgen “technieken” als blind typen en het toepassen van sneltoetsen duidelijk voor betere prestaties. Zowel voor het inlassen van herstelmomenten als voor het gebruik van hulpmiddelen en technieken geldt: de medewerkers dienen kraakhelder te weten wat ze moeten doen en hun gedrag aan te passen om de positieve gevolgen te ervaren.

Om medewerkers te bereiken en de gevolgen van digitalisering terug te dringen is, vreemd genoeg, digitalisering nodig. Via software kan iedereen onafhankelijk van tijd en plaats bereikt worden. Traditionele voorlichting op kantoor voldoet niet meer, omdat het lastig is om medewerkers te organiseren en omdat de capaciteit binnen organisaties door kostenbeheersing ontoereikend is. Voor nieuw gedrag zijn daarnaast triggers nodig om automatismen te doorbreken. Een voorbeeld: voor het gebruik van een zit-sta tafel is het nodig om de medewerkers via software eraan te herinneren om deze te blijven gebruiken na de eerste 3 maanden.