Wie fördern Sie dauerhafte Leistung im Büro?

Stimmen Sie die Bedürfnisse Ihrer Firma und Ihrer Mitarbeiter aufeinander ab

Zu den Folgen der immer weiter zunehmenden Digitalisierung gehören ein (zu) hoher Arbeitsdruck und Bewegungsmangel. Neben diesen negativen Folgen hat die Digitalisierung aber auch positive Auswirkungen. So scheint die Digitalisierung beispielsweise für die Kostenkontrolle in Unternehmen notwendig zu sein. So scheint ein Spannungsverhältnis zwischen den Wünschen der Unternehmen und denen der Mitarbeiter zu entstehen. Wie können die Interessen der Mitarbeiter und der Firma aufeinander abgestimmt werden?

Digitalisierung der Arbeit

Wir arbeiten mit digitalen Systemen, die immer intelligenter werden und Aufgaben übernehmen, die wir bisher selbst ausgeführt haben. Ein wichtiger Grund für die Digitalisierung ist die Kostendämpfung. Im privaten Sektor müssen die Renditen unter dem Druck der Aktionäre gesteigert werden. Im öffentlichen Sektor ist Kostenreduzierung notwendig, da eine alternde Bevölkerung mehr Ausgaben und weniger Einnahmen bedeutet. Die Prognose ist in diesem Fall ungünstig: eine mäßige ökonomische Situation und eine zunehmend ältere Bevölkerung. In Verbindung mit den geringen Investitionen in Innovationen in den letzten zehn Jahren können wir eine neue Welle von Einsparungen erwarten.

Für Mitarbeiter bedeutet die Digitalisierung der Arbeit auch, dass sie mehr leisten müssen. Die Folgen sehen wir bereits in der Praxis: Bewegungsmangel, hoher Arbeitsdruck und mehr Stunden am Computer. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ist eine Möglichkeit, um einerseits die Kostendämpfung der Firma voranzubringen und andererseits die Leistung aller Mitarbeiter zu steigern. Ein Großteil der Fahrtzeit wird nämlich in Arbeitszeit umgewandelt, was zu mehr Arbeitsstunden pro Woche führt.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Leistungsdruck in der Zukunft noch weiter zunehmen wird. Ist ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben möglich, wenn der Arbeitsdruck noch weiter zunimmt? Und wie können wir das gestalten? Wie lässt sich dies mit der Notwendigkeit vereinbaren, dass viele Arbeitnehmer aufgrund der zunehmenden Überalterung der Bevölkerung gleichzeitig Kinder und Eltern betreuen müssen?

Das erfordert eine neue Art des Arbeitens!
Diese neue Art muss mehr Kreativität, eine höhere Produktivität und ausreichend Freizeit mit sich bringen. So können die Bedürfnisse der Firmen und der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt werden.

Auf die Interessen des Managements eingehen

Gesundheit ist für Firmenleitungen insofern wichtig, weil sie nachweislich mehr zu einem Gleichgewicht zwischen Einnahmen und Ausgaben in der Firma beiträgt als alternative Investitionen (wie etwa Robotisierung). So stellt das Management jedes Jahr budgetierte Geldbeträge zur Beschwerdebehandlung zur Verfügung (die von Jahr zu Jahr reduziert wird). Größere Initiativen erfordern jedoch mehr finanzielle Unterstützung.

Wenn bekannt ist, was dem Management wichtig ist, ergibt sich die Frage: Wie können wir die Leistung der Mitarbeiter so steigern, dass ihnen trotzdem noch genug Freizeit bleibt, um ihre privaten Ambitionen zu verwirklichen? Die Voraussetzung dafür ist, dass die Beschäftigten bis zu ihrer Pensionierung dauerhaft so weitermachen können.

Wenn es um Leistung geht, eignet sich der Spitzensport als Vorbild. Um bei den olympischen Spielen glänzen zu können, muss sich ein Athlet mehrere Jahre lang darauf vorbereiten. Jeden Tag ein bisschen besser. Verletzungen stören den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Der Erholungsgrad hängt davon ab, wie viel Trainingsbelastung zu einer Verbesserung führt. Erholung ist damit der wichtigste Faktor für die Leistungsverbesserung bei Spitzensportlern. Erholung ist auch ein Weg, damit die Mitarbeiter dauerhaft mehr leisten können.

Erholungspausen bei Kopf-Arbeitern

Es ist klar, was Regeneration für einen Spitzensportler heißt: nämlich nach einem anstrengenden Training inaktiv sein. Für einen Kopf-Arbeiter, der hauptsächlich im Sitzen Arbeit verrichtet, die Konzentration erfordert, ist die Sache komplexer. Bei einem Spitzensportler ist es das Sitzen oder Liegen in der Ruhephase nach der anstrengenden Trainingsarbeit. Ein Kopf-Arbeiter benötigt aber auch Abwechslung: vom Sitzen zur Bewegung oder zum Stehen, vom Konzentrieren auf das Projekt zur Konzentration auf etwas anderes. Wenn jemand eine Erholungspause nach Wahl einlegen kann, ist die Wirkung (die Steigerung der Konzentration) am größten, und die Arbeitsleistung steigt nachweislich. Außerdem führt gerade die Kombination von körperlicher Bewegung und mentaler Aktivität zu einem dauerhaften Ergebnis, da die nachteiligen Folgen für die Gesundheit langfristig minimiert werden. Sich nach jeder vollen Stunde drei Minuten zu bewegen, reicht aus, um die gewünschte Wirkung bezüglich Leistung und Gesundheit zu erreichen.

Zwei Studien stellen insbesondere für Manager dar, wie wichtig Ruhepausen während der Arbeit für die Steigerung der Arbeitsleistung sind. In einer Reihe von Experimenten untersuchten Oppezzo und Schwartz von der Stanford University die Kreativität der Testpersonen. Sie ließen die Testpersonen sitzen, spazieren gehen oder abwechselnd sitzen und spazieren gehen. Die Anzahl der neuen Ideen, die die Testpersonen anschließend hatten, war je nach Aktivitätsart unterschiedlich (Abbildung 1). Wenn die Testpersonen sitzen blieben, war die Kreativität am niedrigsten, wenn sie ständig liefen oder dies mit sitzen abwechselten, war die Kreativität am höchsten. Jede Stunde drei Minuten spazieren zu gehen, steigert die Kreativität.

In einer aufsehenerregenden Studie untersuchten Danziger und seine Kollegen, welche Faktoren bei richterlichen Entscheidungen bezüglich der vorzeitigen Entlassung von Strafgefangenen eine Rolle spielen. Die Schwere und Art der Straftat, der Anwalt und das Gefängnis hatten allesamt Einfluss darauf. Es gab allerdings einen Faktor, der dabei eine Rolle spielte und nicht von anderen Faktoren beeinflusst wurde: die Ermüdung. Zu Beginn des Tages ließen die Richter 65 % der Gefangenen frei, nach gut zwei Stunden waren es hingegen 0 %. Nach einer Ruhepause lag der Prozentsatz wieder bei 65 %, sank allerdings auch schnell. Eine zweite Pause sorgte wieder für 65 % vorzeitige Entlassungen, gefolgt von einer schnellen Abnahme. Erklärt wurde das so, dass die Richter aufgrund ihrer Ermüdung keine wohlüberlegte Entscheidung mehr treffen konnten. Sie entschieden sich unbewusst dafür, die möglichen Folgen nicht abzuwägen und die Situation so zu lassen, wie sie war: keine vorzeitige Entlassung. Erholungspausen sind also wesentlich, wenn Entscheidungen mit großen Folgen getroffen werden müssen.

Dauerhafte Leistung mit Hilfsmitteln und Techniken

Neben der Regeneration liefert der Spitzensport noch eine weitere Erkenntnis zur Verbesserung der Leistung: die Nutzung von leistungssteigernden Hilfsmitteln und Techniken. Um eine bessere Leistung zu erbringen, nutzt ein Spitzensportler die besten Materialien und Techniken. Untersuchungen zeigen zum Beispiel, dass Mitarbeiter mit einem Laptop schneller arbeiten, wenn sie einen Laptopständer, eine externe Maus sowie eine externe Tastatur verwenden (IJmker, 2016). Außerdem sorgen „Techniken“ wie beispielsweise Blindschreiben und Shortcuts klar für bessere Leistungen. Sowohl fürs Einlegen von Erholungspausen als auch für die Nutzung von Hilfsmitteln gilt: Die Mitarbeiter müssen haargenau wissen, was sie tun sollen, und ihr Verhalten anpassen, um die positiven Auswirkungen zu erleben.

Um die Mitarbeiter zu erreichen und die Folgen der Digitalisierung zurückzudrängen, braucht es, so kurios das auch klingen mag, Digitalisierung. Mithilfe von Software lässt sich jeder erreichen, unabhängig von Zeit und Ort. Herkömmliche Informationen im Büro reichen nicht mehr aus, weil es schwierig ist, das Personal zu organisieren, und weil die Kapazitäten in den Firmen aufgrund der Kostendämpfung nicht ausreichen. Für neue Verhaltensweisen sind obendrein Trigger notwendig, um Automatismen zu durchbrechen. Ein Beispiel: Mitarbeiter, die an einem Steh-Sitz-Tisch arbeiten, müssen per Software an den Haltungswechsel erinnert werden, damit sie diese Funktion auch nach den ersten drei Monaten noch nutzen.